System for saksbehandling

Coop Sørvest er en del av Coop i Norge og strekker seg fra Haugesund i nord til Kristiansand i sør.

Samvirkelaget er et av landets største.

Utfordringen 🤔

Med rundt 100 butikker og 2300 ansatte er det mange interne saker som skal håndteres av hovedkontor og driftsstøtte i Coop Sørvest. Sakene er varierte og kan gjelde butikkdrift, HR, lønn, IT-support etc.

Utfordringen til Coop Sørvest var at sakene kom fortløpende inn via både telefon og e-post, og ble dermed spredt i innbokser, på gule lapper og noen falt til og med helt gjennom og ble borte 😅. Uten et egnet system ble det vanskelig å holde oversikt og sakene fikk ikke den oppmerksomheten og effektive behandlingen de fortjente. Den som «skrek høyest» fikk snike i køen.

Coop Sørvest innså derfor behovet for å digitalisere med et system som kunne hjelpe med å strukturere og dokumentere henvendelsene for bedre oversikt og faktisk sikre at sakene ble behandlet i fornuftig rekkefølge. Et viktig moment med systemet var også å kunne identifisere gjentakende saker for effektive mottiltak.

Løsningen 🤗

For å løse utfordringene har Appex utviklet et skreddersydd saksbehandlingssystem for de ansatte i Coop Sørvest.

Systemet kalles Caselog og her registreres alle henvendelser, som igjen blir fordelt og tatt hånd om av saksbehandlere. Saksgangen blir dokumentert og statuser oppdateres underveis.

Caselog fungerer dermed både som et supportsystem og et arbeidsverktøy for de som håndterer sakene.

Vår leveranse

Et veldig godt samarbeid over flere år har resultert i en drastisk forbedring i hvordan vi håndterer interne saker i Coop Sørvest. Caselog har rett og slett gitt oss en bedre hverdag!
Roar M. Håland, økonomidirektør i Coop Sørvest SA

Historien 🕰️

Utviklingen av Caselog startet allerede i 2016, og Appex har kontinuerlig videreutviklet og oppgradert systemet siden. Størrelsen og kompleksiteten har vokst med samvirkelaget.

Effektiv hverdag 🚀

Caselog gjør det enkelt for ansatte å registrere saker gjennom et intuitivt skjema. Skjemaet er utformet med både påkrevde og valgfrie felter, slik at man kan gi all nødvendig informasjon for å håndtere saken på en effektiv måte.

Denne strukturerte tilnærmingen sikrer at mest mulig riktig informasjon er tilgjengelig allerede fra start, og at saksbehandlerne dermed får en helhetlig forståelse av saken. Det medfører igjen at saksbehandlerne kan bruke mest mulig tid på å løse saken, heller enn å gå flere runder for å finne ut hva den egentlig gjelder.

Rollestyring 👥

Systemet er bygd opp med ulike roller, basert på hvilke tilganger de ansatte trenger. Mens butikkmedarbeidere har tilgang til å sende inn og sjekke status på egne innsendte saker, har saksbehandlerne tilgang til hele løsningen.

Saksbehandlerne er delt inn i ulike team som er knyttet til avdeling og fag/arbeidsområde. Når henvendelsene sendes inn via skjemaene, blir de automatisk rutet videre til ansvarlig avdeling eller saksbehandler.

Gjennom Caselog får saksbehandlerne oversikt over alle sakene i sin avdeling, frister for håndtering og status for innmeldte henvendelser. En sak kan også deles med annen saksbehandler eller med et helt team dersom den er tverrfaglig.

Nå får vi riktige opplysninger fra start, og ser med en gang hvem som har meldt inn saken. Da kan vi bruke tiden på å løse utfordringen og enkelt respondere til innmelder. Vi jobber mye smartere. Vet ikke hva vi skulle gjort uten Caselog!
Eirunn Mydland, saksbehandler Coop Sørvest Support

Teknologi 🕹️

Caselog er en «Single Page Application», som gjør den raskere og mer responsiv. Den er bygget på Microsoft-plattformen med .NET og SQL Server. Løsningen driftes i Azure og bruker blant annet Appex sin egen SMS-tjeneste og kraftige monitoreringsverktøy for rapportering i drift.

100+

butikker

2 300+

ansatte

60 000+

saker registrert hittil

Takk for oppdraget! 🤝

Vårt langvarige og tette samarbeid med Coop Sørvest gjør at Caselog fortsetter å utvikle seg og oppfylle samvirkelagets ulike behov. Gjennom kontinuerlig innovasjon og oppgraderinger er dette skreddersydde systemet en optimal løsningen for dem.

Takk for oppdraget, vi gleder oss til fortsettelsen!