Digitalisering trenger ikke å handle om svære prosjekter. Små effektiviseringer kan også gi stor verdi. Hva med en enkel funksjon for å sende kopi av faktura til kundene dine?

De fleste bedrifter sender faktura. Bøttevis med faktura. Og selv om mer og mer går via såkalt EHF, direkte fra regnskapssystem til regnskapssystem, er det fortsatt mange som sender både i posten og kanskje særlig på e-post.

Sistnevnte metode medfører at en del faktura forsvinner på veien, sånn er det bare, enten de havner i spam-filtre eller i feil mailboks og aldri kommer fram til regnskapsføreren i den andre enden.

Resultatet er at kunden ber om kopi av faktura.

Lite effektivt

Du har kanskje kjent på det, at det tar litt tid å få disse henvendelsene ut av verden og at prosessen føles lite effektiv? Det gjorde ihvertfall vi.

Man må tross alt hente fram den aktuelle fakturaen i regnskapssystemet, lagre den som PDF, opprette en mail, skrive en tilbakemelding, legge ved PDF’en og så sende i retur. I mange bedrifter er det i tillegg bare et fåtall personer som kan gjøre denne jobben da man må ha tilgang til regnskapssystemet for å utføre. Puh!

Men det trenger ikke være slik. Her er det rom for digitalisering og effektivisering.

Drømmen

Hva om vi bare kunne klikket på en link, skrevet inn fakturanummeret, angitt e-postadressen – og vipps så var kopien avgårde? Proft formatert, med en kvalitetssikret tekst og fakturaen som vedlegg?

Det er fullt mulig, uansett hvilket system du bruker. Du trenger bare en dose programmering og litt integrasjon så skjer magien i bakgrunnen. Effektivt, tidsbesparende og profesjonelt!

Slik gjorde vi

I Appex laget vi en enkel side på Intranettet. Denne har flere ansatte tilgang til som dermed kan sende kopi av faktura til kunder på 1-2-3.

  1. Vi angir fakturanummeret
  2. Løsningen henter og viser litt informasjon om aktuell faktura (slik at vi kan verifisere)
  3. Vi angir så e-postadressen og klikker «Send»

Voila! Mailen sendes automatisk med Appex-look, standard tekst og faktura som vedlegg. Deilig enkelt. Digitalisering i praksis.

Her er hele prosessen med skjermbilder:

1. Angi fakturanummer

På Intranettet angir vi fakturanummeret på aktuell faktura og klikker «Hent fakturainformasjon».

2. Hent fakturainformasjon

Løsningen henter og viser kundenavn og fakturabeskrivelse direkte fra regnskapssystemet vårt, Visma Business. Dette gjør vi for å kunne sjekke at vi behandler riktig faktura.

I dette tilfellet ser vi at fakturaen er utstedt til vår gode kunde Tveit Regnskap og gjelder IT-drift for juni 2019 – Appex ASP.

3. Angi e-postadressen og send

OK, fakturaen ser ut til å stemme og da er det bare å oppgi e-postadressen kopien skal sendes til. Dette er ofte en helt annen adresse enn den som fakturaen ble sendt til opprinnelig, derfor åpent felt.

Når vi klikker «Send kopi av faktura» blir en kopi av fakturaen klargjort for automatisk utsendelse i bakgrunnen.

4. Kunden får kopi på e-post

E-posten som går ut er basert på en mal med vår egen profil og er alltid lik. Vi slipper å skrive tekst manuelt hver gang og er sikre på at alt ser bra ut.

Fakturaen ligger som vedlegg i PDF-format.

5. Dokumentasjon

I denne løsningen har vi tatt det enda et steg og oppretter også automatisk en sak i vårt saksbehandlingssystem slik at vi har dokumentert utsendelsen og kan finne tilbake til tidspunkt og hvem som fikk kopi.

Alt sammen uten at vi ikke har angitt noe annet enn et fakturanummer og en e-postadresse :-)

Vi kan hjelpe deg også!

Ta kontakt om du trenger en slik funksjon hos deg, våre systemutviklere er eksperter på integrasjon og vi kjenner godt til de fleste regnskapssystemer inkludert Visma, Uni Micro, Mamut og dets like.

Digitalisering i praksis. Det er enklere enn du tror.

Tore Fremmersvik
Daglig leder

Tore er partner og daglig leder i Appex. Han brenner for digitalisering, teknologi, markedsføring og organisasjonsutvikling.

Skriv inn din e-postadresse og klikk «Kontakt meg» så tar vi kontakt for å diskutere ditt prosjekt – helt uforpliktende.