Digitalisering trenger ikke bare å handle om svære prosjekter. Hva med en enkel morgenmail som viser alle dagens møter?

I vår lille serie om digitalisering i praksis har vi kommet til «møtemailen» som vi nå ikke klarer oss uten.

Når en organisasjon kommer over et visst antall ansatte (og møteplasser) melder behovet seg raskt for å få oversikt over hva som skjer, og det er altså slik at hver morgen på samme tidspunkt får alle ansatte i Appex en e-post med oversikt over dagens møter.

Den er veldig enkel, men for en verdi den har!

Mailen lister tidspunkt, hvem som er møteansvarlig, hvem som skal delta og hvor møtet skal avholdes – på tvers i hele selskapet.

Smarte hoder har laget en liten kodesnutt som henter informasjonen direkte fra selve møteromskalenderne i Office 365 og serverer den til oss, helt uavhengig av lokasjon, Teams, Slack, Zoom etc. – vi slipper å lete.

Informasjonen er supernyttig!

Vår erfaring er at informasjonen er intet mindre enn supernyttig. Det har for eksempel stor verdi for hele organisasjonen å synliggjøre hva som skjer, og informasjonen forteller oss hva som rører seg av prosjekter, hva vi holder på med etc.

Det er dessuten nyttig å vite hvilke kunder vi har kontakt med den aktuelle dagen. Dersom en kollega har viktig informasjon til den som skal avholde møtet kan vi være i forkant – sammen.

I tillegg til våre 7 fysiske møterom (som vi har navngitt med F1, F2 osv. etter knappene på PC-tastaturet 😉) har vi også laget oss et «virtuelt møterom» som vi kan legge på viktige møter ute av huset. På denne måten får vi også synliggjort viktige eksterne møter.

Møtemailen er en vesentlig bidragsyter til informasjonsflyten i Appex.

Vi kan hjelpe deg også!

Så, dette var bare et enkelt eksempel på digitalisering i praksis hvor informasjon fra møteromskalendere hentes ut og settes i system til en daglig informativ oversikt som gir verdi.

Trenger du en slik? Det er enklere enn du tror. Ta kontakt, vi sitter klare til å hjelpe deg.

Tore Fremmersvik
Daglig leder

Tore er partner og daglig leder i Appex. Han brenner for digitalisering, teknologi, markedsføring og organisasjonsutvikling.

Skriv inn din e-postadresse og klikk «Kontakt meg» så tar vi kontakt for å diskutere ditt prosjekt.