Få bedre kontroll og spar tid med automatisering
I Appex utvikler vi systemer tilpasset våre kunders arbeidsmetoder og behov. Noen ganger helt fra bunn, men ofte også oppå eksisterende systemer, som for eksempel økonomisystemet Uni Economy.
Bli med og se hvor enkelt automatisering egentlig er – og hvordan du kan få bedre kontroll og spare masse tid!
Mange har allerede et system
De fleste bedrifter har allerede et system de bruker daglig – enten det er et regnskapssystem, et CRM-system eller et prosjektstyringsverktøy. Vi kaller det gjerne hyllevare, du kjøper et ferdig system av en leverandør, og betaler en fast lisens for å bruke løsningen.
Men det er ikke alltid nok
Du kommer langt på vei med hyllevare, men det er ikke alltid nok. Ta for eksempel vår kunde Kulturoperatørene. De benytter økonomisystemet Uni Economy, men hadde et behov for å gjøre koblingen mellom innkjøp og viderefakturering enda mer effektiv og tilpasset sin arbeidsmåte. Det kunne vi gi dem med automatisering.
Før vi ser nærmere på hvordan vi løste utfordringen for Kulturoperatørene, skal du få litt input på hva som er lurt å tenke på i sånne prosesser.
Finn ut hva som skal automatiseres
Først av alt er det viktig å analysere hva som skal automatiseres. Relevante spørsmål i den forbindelse:
- Hvilke repeterende oppgaver utfører vi ofte?
- Registrerer vi de samme dataene i flere systemer?
- Har vi manuelle rutiner som gjør at det ofte oppstår feil?
Plukk ut den eller de problemstillingene som gir størst gevinst ved effektivisering, eller der muligheten for å redusere risiko er størst. Typiske eksempler kan være:
- Når vi legger inn en ny kunde i CRM-systemet må vi også legge den inn i regnskapssystemet
- Når kundeinformasjon endres må både CRM-systemet og regnskapssystemet oppdateres
- Regnskapsføreren må få beskjed på epost om at kunden har fått ny adresse
Finn så ut hvordan den automatiserte løsningen skal fungere
Automatisering av punktene ovenfor vil minimere dobbeltarbeid og redusere risiko for feil. Kartlegg de manuelle rutinene og avgjør hvordan den automatiserte løsningen skal fungere. Svaret kan se slik ut:
- Når en kunde legges inn i CRM-systemet skal den automatisk opprettes i regnskapssystemet også
- Når kundeinformasjon oppdateres i CRM-systemet skal den automatisk oppdateres i regnskapssystemet – og det skal sendes en mail til regnskapsføreren med info
— Øyvind Storheim, KulturoperatøreneVi sparer mye tid, og får bedre kontroll ved å automatisere disse oppgavene!
Automatisering for Kulturoperatørene
Kulturoperatørene hadde allerede et klart bilde av hvilke oppgaver de brukte mye tid på, og vi kunne derfor gå raskt igang.
- Oppgaven: Automatisk opprette ordrelinjer på aktuelle kundeordre i Uni Economy når et innkjøp (inngående faktura) blir registrert.
- Gevinsten: Mindre dobbeltarbeid, mindre feil og mindre risiko for at innkjøp ikke blir fakturert. Masse tid spart.
Utviklingen
Hvordan man utvikler en slik løsning avhenger i stor grad av hvilke muligheter som finnes i hyllevaresystemene som skal benyttes. Moderne systemer, som Uni Economy, har ofte støtte for såkalte API’er, og i noen tilfeller også en teknologi som kalles webhooks. Se nederst for detaljer om du er spesielt interessert.
Vi har brukt begge deler i dette prosjektet.
Løsningen
Selve løsningen er et enkelt lite program som tar imot informasjon fra Uni Economy via webhooks, analyserer dataene som kommer inn, og deretter oppretter ordrelinjer automatisk tilbake igjen i Uni Economy via deres Api.
Dersom programmet ikke finner noen aktuelle ordre sendes en epost til Kulturoperatørene med informasjon om dette, slik at ordren eventuelt kan opprettes. Eventuelle feil som oppstår varsles også på epost.
Programmet er publisert til nettskyløsningen Microsoft Azure og det er alt som skal til. Jobben er gjort – der står den og kverner.
Resultatet
En oppgave som tidligere måtte gjøres manuelt blir nå gjort automatisk i løpet av få sekunder, slik at Kulturoperatørene både har bedre kontroll og sparer masse tid.
Til slutt
I dette blogginnlegget har vi vist hvilke muligheter som finnes for å automatisere prosesser dersom du bruker moderne hyllevareløsninger. Selv om vi bare har jobbet mot ett system her er teknologiene de samme for å automatisere oppgaver på tvers av mange systemer.
Automatisering = tid og penger spart, og ikke minst redusert risiko for feil. Ta kontakt om du ønsker å se på mulighetene for hva vi i Appex kan hjelpe deg med når det gjelder integrasjoner og automatisering!
PS! Kulturoperatørene er allerede i gang med et nytt automatiseringsprosjekt, hvor de ønsker at noen av de andre systemene de bruker skal snakke med Uni Economy
Interessert i tilsvarende løsning?
Skriv inn din e-postadresse og Sissel tar kontakt!
Hvordan vi utvikler en automatisering/integrasjon avhenger av hvilke muligheter som er tilgjengelig i løsningen(e) som skal brukes. Nedenfor har vi beskrevet noen av teknologiene som vi benyttet i dette prosjektet.
API’er finnes i mange utgaver, men generelt kan vi si at et API (Application Programming Interface) er en løsning som gjør at du kan sende eller hente data fra et system. De fleste moderne systemer bygges nå basert på webbaserte API’er, slik at alle funksjoner i systemet også er tilgjengelig hvis man vil hente ut eller oppdatere data maskinelt. Dette gjør at vi enklere kan hente ut og oppdatere data, og på den måten automatisere manuelle oppgaver, eller å automatisere flyten av data mellom forskjellige systemer.
Problemet med tradisjonelle API’er har ofte vært at man ikke vet når det skjer hendelser i systemet, f.eks. når det sendes ut en faktura. For å løse dette tidligere måtte man lage programmer som kjørte på faste tidspunkter, som sjekket om det hadde skjedd noe nytt siden sist. Nå har det imidlertid kommet en løsning på dette, som gjør at man umiddelbart kan få beskjed om nye hendelser; løsningen kalles webhooks.
Webhooks er en relativt ny teknologi, som gjør at man kan få beskjed når forskjellige hendelser skjer i et system. Normalt kan du sette opp hvilke hendelser du vil ha beskjed om, så vil systemet sende informasjon til en angitt URL (adresse) hver gang hendelsen skjer (data sendes da via HTTP protokollen).
Flere og flere hyllevareløsninger har nå støtte for webhooks, både prosjektstyringsverktøy, økonomisystemer og andre løsninger.
Når vi kombinerer dette med API’er betyr det at vi kan sette opp vårt eget API, og be hyllevareløsningen sende informasjon om alle endringer som skjer. Basert på disse dataene kan vi igjen gjøre oppdateringer enten tilbake i den samme løsningen – eller sende data til en helt annen hyllevareløsning.
Å utvikle et eget API kan virke litt omfattende dersom du bare vil ha to systemer til å «snakke sammen». Da kommer en annen relativt ny teknologi/teknikk inn i bildet; Microservices.
Microservices er egentlig mer en teknikk enn en teknologi – tanken med microservices er at du lager små isolerte applikasjoner, som løser en klart definert oppgave. De siste årene har de fleste nettskyleverandørene lansert løsninger som gjør det veldig prisgunstig å drifte microservices.
Uni Economy er et moderne webbasert ERP-system, bygget med åpne API’er og webhooks, utviklet av vår gode kunde Uni Micro. Les mer om løsningen her: https://www.unimicro.no/uni-economy. Uni Economy driftes i Azure som en skytjeneste, så det er både enkelt og gratis å prøve ut systemet i en periode.